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Publikationen / White-Papers / Intraneteffizienz | 1 | 2 | 3 | weiter >> Prof. Dr. Matthias Fank, Mai 2003 Intranetefficiency 1 Einleitung Kaum eine betriebswirtschaftliche Entscheidung wird derzeit ohne eine intensive Nutzendiskussion getroffen. Insbesondere IT Entscheidungen sind hiervon betroffen. Viele Softwarefirmen bieten auf ihren Webseiten Beispiele für ROI-Berechnungen an. Andere stellen kleine Kalkulationsprogramme zur Verfügung, die den Nutzen Ihrer Softwarelösung klar herausstellen. Es entsteht der Eindruck, dass keine Investitionen mehr getätigt werden, die nicht bereits im Vorfeld ihren Nutzen klar bewiesen haben und sich spätestens nach einem Jahr amortisiert haben. Inzwischen werden die Stimmen immer lauter die behaupten, dass eine überspitzte Nutzensuche und ein zu kurzfristiges Denken das derzeitige wirtschaftliche Handeln prägt. Nachhaltigkeit, ein Begriff der immer stärker in Diskussion kommt, könnte möglicherweise die Trendwende zu wieder mehr strategischem Denken bedeuten. Der hier im weiteren Verlauf dargestellte Ansatz versucht beides zu verbinden. Einerseits sind Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen unablässig aber sie dürfen nicht nur bei der Entscheidungsfindung eine Rolle spielen. Einmal getätigte Investitionen in IT, benötigen nach der Einführung ein Steuerungsinstrument, das Auskunft darüber gibt, wie wirtschaftlich das System betrieben wird. Im vorliegenden White Paper ist das Bezugsobjekt ein „Intranet". Hierfür wurde ein Steuerungsansatz entwickelt, das dem Anwender ermöglicht, den laufenden Betrieb zu überwachen, womit auch dem Gedanken der Nachhaltigkeit versucht wird Rechnung zu tragen. Für die Steuerung eines Intranets, wurden inzwischen schon mehr als 100 Messkriterien identifiziert und operationalisiert. 2 Intranet 2.1 Über die Entstehung von Intranets Der Begriff Intranet findet seit einigen Jahren immer häufigeren Eingang in unseren täglichen Sprachgebrauch und wird meist mit dem Zusatz „das ist das firmeninterne Internet umschrieben". Aus physikalischer Sicht besteht ein Intranet aus mehreren Rechnersystemen, die über Kommunikationskanäle miteinander verbunden sind. Ein solches unternehmensweites Computernetzwerk, bestehend aus einem oder mehreren lokalen Netzwerken (LAN Local Area Network), die an verschiedenen Standorten angesiedelt sein können und in ihrer Gesamtheit ein Intranet bilden1. Intranets existieren nach dieser Definition schon seit vielen Jahren in Unternehmen, denn die Verbindung von Rechnersystemen ist nichts neues. Neu bzw. anders sind die Technologien und Standards die beim Verbinden der Rechnersysteme zum Einsatz kommen. Der Begriff Intranet, wie er derzeit Verwendung findet, impliziert, dass ein Intranet die Technologien des Internets nutzt. Einige Unternehmen verknüpfen aber bereits auch das Internet direkt mit dem eigenen Intranet. Der allseits bekannte „Browser" dient dabei als Softwaretool zur Visualisierung von Inhalten aus dem Intranet. Intranets werden mit dem Ziel realisiert, arbeitsrelevante Wissen und Dienste zur Verfügung zu stellen. Dabei legt der Begriff Intranet nicht fest, welche Informationen bzw. Anwendungen dabei zum Einsatz kommen. Die Ausgestaltung eines Intranets kann daher von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. 2.2 Intranetverantwortung Wenn ein Intranet eine Art Hülle darstellt, das erst durch die angebotenen Informationen und Dienste zum Leben erweckt wird, stellt sich die Frage nach den Verantwortlichen die festlegen welche Informationen und Dienste im Intranet angeboten werden. Ist dies ein Prozeß der Top Down oder Buttom Up verläuft? D.h., entwickeln sich Intranets aus den Bedürfnissen der einzelnen Fachabteilungen/ Niederlassungen oder erfolgt eine zentrale Planung und Vorgabe durch die Unternehmensleitung? Theoretische Ausführungen zur organisatorisch sinnvollen Verankerung und Verantwortungsübertragung fehlen hierzu gänzlich. Zahlreiche Praxiserfahrungen lassen die Vermutung aufkommen, dass an dieser Stelle immer stärkerer Handlungsbedarf entsteht. Viele Unternehmen sind in der Situation, das ihre Intranetangebote ein kaum noch zu überschauendes Volumen entwickelt haben. Große Konzerne kommen leicht auf Größenordnungen von mehreren Millionen Webseiten im Intranet, und müssen sich immer mehr mit der Frage nach Bereinigungsmöglichkeiten beschäftigen. Andere Unternehmen kämpfen damit die bereits vorhandenen Intranets der einzelnen Fachabteilungen transparent zu machen, um nicht zuletzt Redundanzen und mangelnde Aktualität aufzudecken. Schlechte Organisationskonzepte und fehlende Controllinginstrumente scheinen verantwortlich zu sein für mittlerweile z.T. desolaten Zustände, die zudem in vielen Unternehmen durchaus beachtliche Ressourcen beanspruchen. 2.3 Intranetfunktionalitäten Es ist beeindruckend, mit welcher Geschwindigkeit die Zahl und Qualität von Web-Applikationen steigt. Viele betriebswirtschaftliche Anwendungen werden mit einer Web-Anbindung ausgestattet bzw. sind bereits webfähig. Publikationen zum Thema Intranet geben hingegen meist wenig Auskunft darüber, welche Funktionalitäten und Anwendungen zu einem Intranet zählen, bzw. was als Kernfunktionalität angesehen wird. Meist werden die von Softwareanbietern unterstützten Funktionalitäten als Intranetanwendung angesehen. In der Literatur, wie auch in Produktbeschreibungen, werden zahlreiche Funktionalitäten genannt, die im folgenden in die drei Kategorien Informationsbereitstellung, Kommunikation und Applikation untergliedert werden: Informationsmedium Fachinformationen Produktinformationen Konkurrenzinformationen Telefonverzeichnis (White Pages) Yellow Pages (Expertenverzeichnis) News Veranstaltungshinweise Essensplan Kommunikation Foren Chats Ideenbörse Marktplatz Applikationen Suchmaschine Veranstaltungskalender Raumplanung Zeiterfassung eLearning Projektmanagement Beschaffung ERP-Anwendungen Die aufgeführten Funktionalitäten hegen nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Vielmehr soll die Aufzählung nur einen Eindruck davon vermitteln wie breit das Spektrum der unterstützten Funktionalitäten im Intranet und das ein Steuerungsinstrument der Diversität Rechnung tragen sollte. Bei dieser Fülle von Funktionalitäten stellt sich schnell die Frage, ob es bestimmte Funktionalitäten gibt, mit denen beim Aufbau eines Intranets begonnen werden sollte. Die add all AG, ein Dienstleister im Intranetumfeld, hat hierzu folgende Stufung vorgeschlagen (2). Informationsstufe Interaktionsstufe Prozessstufe Individualstufe 3 Bewertung und Nutzen Nahezu alle Technologieanbieter und Beratungsunternehmen die sich im Marktumfeld von Intranets tummeln, warten immer wieder mit unglaublichen ROI (Return on Investment) Berechnungen auf. Woher resultieren eigentlich diese unglaublich hohen ROI Werte? Schwichtenberger (3) hat tabellarisch die relevanten Nutzenaspekte aufgezeigt: Die durchschlagenden Größen, die den hohen ROI bei der Einführung von Intranets ausmachen, resultieren aus der Einsparung von Druck- und Portokosten. Diese Einsparungspotenziale können (4) sicherlich ausschlaggebend für die Einführung eines Intranets sein. Sie geben allerdings keine Auskunft darüber, inwieweit das Intranet effizient betrieben wird (5), ob eine Verbesserung der Geschäftsprozesse erreicht wird und ob letztendlich wirklich ein Beitrag zum effizienten Wissensmanagement innerhalb eines Unternehmens mit einem Intranet geleistet wird. Eigene Projekterfahrungen haben gezeigt, das der Nachweis einer signifikanten Geschäftsprozessverbessung noch in den Kinderschuhen steckt. Nach unserer Einschätzung erfolgt derzeit, wenn überhaupt, nur eine rein quantitative Auswertung, wie z.B. die Erfassung des übertragenen Datenvolumens oder die Zahl der aufgerufenen Seiten. Häufig wird hierfür auch der Begriff Web-Mining verwendet. Abb. 1: Allgemeine Thesen zum Nutzen von Intranet (in Anlehnung H. Schwichtenberger, 1997) Erste Erfahrungen rein quantitativer Auswertungen zeigen, dass diese Messgrößen allein nicht aussagekräftig genug sind. Eine Anreicherung um qualitative Meßgrößen bleibt unerlässlich, was u.a. bereits dazu geführt hat, das immer mehr Unternehmen ihre Kunden im Internet bitten, eine Webseitenbewertung vorzunehmen. | 1 | 2 | 3 | weiter >>

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