| | Publikationen / White-Papers / Wissensmanagement im Intranet | | Prof. Dr. Matthias Fank Februar 2003
Wissensmanagement im Intranet mittels Enterprise Portale | Hintergrundinformationen | Nahezu alle
Geschäftsgespräche (von wem mit wem?) im letzten Jahr gelangten zu den Fragen: „Gibt es noch Wissensmanagement-Projekte bzw. Welches Unternehmen startet noch Wissensmanagement? Ist Wissensmanagement noch ein Thema? Was sind die Trends im Wissensmanagement?" In den Gesprächen die aus den Fragen resultierten, bestand immer
Übereinstimmung darin, dass das Management von Wissen nach wie vor für alle Unternehmen eine große Herausforderung darstellt und auch in Zukunft Unternehmen nachhaltig
beschäftigen wird. Großprojekte, mit dem Ziel Wissensmanagement in einem Unternehmen einzuführen, sind in der Tat kaum noch zu registrieren, was nicht bedeutet, dass das Thema Wissensmanagement weniger wichtig ist, als vielmehr dass erkannt wurde, dass Wissensmanagement ein Managementansatz ist, der in Form eines wie auch immer ausgearteten Projektes nicht realisiert werden kann. Hingegen Projekte zu identifizieren, die einen Beitrag dazu leisten Wissen in einem Unternehmen besser zu managen,
bereiten weniger Schwierigkeiten. Bei dem Relaunch des knowledgeMARKT haben wir versucht dieser Entwicklung Rechnung zu tragen und unter „Themen und Trends" Teilgebiete von Wissensmanagement geöffnet, von denen wir annehmen, dass sie in einer Vielzahl von Unternehmen Gegenstand der derzeitigen Diskussion sind. Hierzu zählen für uns Intranets in Verbindung mit Portalen. Durchgeführte Praxisprojekte zu quantitativen Serveranalysen von Intranetanwendungen, Erarbeitung von Messkriterien für die
Steuerung von Intranetanwendungen, Aktivierung von Mitarbeitern im Rahmen von virtuellen Communities und die Erfolgsmessung von Knowledge-Workshops haben dazu geführt, dass das Thema Wissensmanagement im Intranet mittels Enterprise Portal hier als eine Art Klammer der zuvor genannten Projekte dient. Im Rahmen der weiteren Ausführungen werden wir immer wieder auf Fragen kommen, für die wir Antworten suchen bzw. eine Vorstellung darüber entwickeln möchten, inwieweit Praktiker mit den gleichen
Problemen zu kämpfen haben. Unserer Planung sieht vor, das wir im Frühsommer 2003 eine Online-Befragung auf dem knowledgeMARKT durchführen werden, die unsere offenen Fragen einer breiten Öffentlichkeit zur Diskussion stellt. | Intranet |
Über die Entstehung von Intranets
Der Begriff Intranet findet seit einigen Jahren immer häufigeren Eingang in unseren täglichen Sprachgebrauch und wird meist mit dem Zusatz „das ist das firmeninterne Internet umschrieben". Aus physikalischer Sicht besteht ein Intranet aus mehreren Rechnersystemen, die über Kommunikationskanäle miteinander verbunden sind. Ein derart unternehmensweites Computernetzwerk, bestehend aus einem
oder mehreren lokalen Netzwerken (LAN Local Area Network), die an verschiedenen Standorten angesiedelt sein können, bilden in ihrer Gesamtheit ein Intranet1. Intranets existieren nach dieser Definition schon seit vielen Jahren in
Unternehmen, denn die Verbindung von Rechnersystemen ist nichts neues. Neu bzw. anders sind die Technologien und Standards die beim Verbinden der Rechnersysteme zum Einsatz kommen. Der Begriff Intranet wie er derzeit Verwendung findet, impliziert, dass ein
Intranet die Technologien des Internets nutzt. Einige Unternehmen verknüpfen aber bereits auch das Internet direkt mit dem eigenen Intranet. Der inzwischen allseits bekannte „Browser" dient dabei als Softwaretool zur Visualisierung von Informationen aus dem Intranet. Intranets werden mit dem Ziel realisiert, arbeitsrelevante Informationen und Dienste zur Verfügung zu stellen. Dabei legt der Begriff Intranet nicht fest, welche Informationen und Dienste bzw. Anwendungen dabei zum Einsatzkommen.
Die Ausgestaltung eines Intranets im Sinne der angebotenen Dienste und Informationen kann daher von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. Intranetverantwortung Wenn ein Intranet eine Art Hülle darstellt, das erst durch die angebotenen Informationen und Dienste zum Leben erweckt wird, stellt sich die Frage nach den Verantwortlichen für ein Intranet, die festlegen welche Informationen und Dienste im Intranet angeboten werden. Ist dies ein Prozeß der Top Down oder Buttom Up verläuft?
D.h., entwickeln sich Intranets aus den Bedürfnissen der einzelnen Fachabteilungen/ Niederlassungen oder erfolgt eine zentrale Planung und Vorgabe durch die Unternehmensleitung? Theoretische Ausführungen zur organisatorisch sinnvollen Verankerung und Verantwortungsübertragung fehlen hierzu gänzlich. Empirische Studien sind uns ebenfalls nicht bekannt. Zahlreiche Praxiserfahrungen lassen die Vermutung aufkommen, dass an dieser Stelle immer stärkerer Handlungsbedarf entsteht. Viele Unternehmen
sind in der Situation, das ihre Intranetangebote ein kaum noch zu überschauendes Volumen entwickelt hat. Große Konzerne kommen inzwischen leicht auf Größenordnungen von mehreren Millionen Webseiten im Intranet, und müssen sich immer stärker mit der Frage nach Bereinigungsmöglichkeiten beschäftigen. Andere Unternehmen kämpfen damit Transparenz über die bereits vorhandenen Intranets die in den einzelnen Fachabteilungen existieren zu erhalten, um nicht zuletzt Redundanzen und mangelnde
Aktualität aufzudecken. Schlechte Organisationskonzepte scheinen hier ein entscheidender Grund für die doch mittlerweile z.T. desolate Situation zu sein, die zudem in vielen Unternehmen durchaus beachtliche Ressourcen beanspruchen. In der vom IfeM für den Frühsommer geplanten Befragung zum Thema Intranet wird die Frage nach der organisatorischen Verankerung und Struktur eine wichtige Rolle spielen. Intranetfunktionalitäten Es ist beeindruckend, mit welcher Geschwindigkeit die Zahl und
Qualität von Web-Applikationen steigt. Viele betriebswirtschaftliche Anwendungen werden mit einer Web-Anbindung ausgestattet bzw. sind bereits webfähig. Publikationen zum Intranet geben hingegen bislang wenig Auskunft darüber, welche Funktionalitäten und Anwendungen zu einem Intranet zählen, bzw. was als Kernfunktionalität angesehen wird. Meist werden die von Softwareanbietern unterstützten Funktionalitäten als Intranetanwendung angesehen. In der Literatur, wie auch in Produktbeschreibungen,
werden zahlreiche Funktionalitäten genannt, die im folgenden in die drei Kategorien Informationsbereitstellung, Kommunikation und Applikation untergliedert werden:
Informationsmedium
- Fachinformationen
- Produktinformationen
- Konkurrenzinformationen
- Telefonverzeichnis (White Pages)
- Yellow Pages (Expertenverzeichnis)
- News
- Veranstaltungshinweise
- Essensplan
Kommunikation - Foren
- Chats
- Ideenbörse
- Marktplatz
Applikationen - Suchmaschine
- Veranstaltungskalender
- Raumplanung
- Zeiterfassung
- eLearning
- Projektmanagement
- Beschaffung
- ERP-Anwendungen
Bei dieser Fülle von Funktionalitäten stellt sich schnell die Frage, ob es Funktionalitäten gibt, mit denen beim Aufbau eines Intranets begonnen werden sollte. Die add all AG, ein Dienstleister im
Intranetumfeld, hat hierzu folgende Stufung vorgeschlagen2. - Informationsstufe
- Interaktionsstufe
- Prozessstufe
- Individualstufe
Entspricht dies der Praxis? Welche Funktionalitäten werden derzeit primär via Intranet angeboten und welche stehen für die Zukunft an? Dies wollen wir in der geplanten Online-Befragung in Erfahrung bringen, um daraus Empfehlungen ableiten zu können. Nutzen von Intranet Nahezu alle Technologieanbieter und
Beratungsunternehmen die sich im Marktumfeld von Intranets tummeln, warten immer wieder mit unglaublichen ROI (Return on Investment) Berechnungen auf. Woher resultieren eigentlich diese unglaublich hohen ROI Werte? Schwichtenberger3 hat tabellarisch die relevanten Nutzenaspekte aufgezeigt: Die durchschlagenden Größen, die den hohen ROI bei der Einführung von Intranets ausmachen, resultieren aus der Einsparung von Druck- und Portokosten. Diese Einsparungspotenziale können4 sicherlich
ausschlaggebend für die Einführung eines Intranets sein. Sie geben allerdings keine Auskunft darüber, inwieweit das Intranet effizient betrieben wird5 , ob damit eine Verbesserung von Geschäftsprozessen erreicht wird und letztendlich wirklich ein Beitrag zum Wissensmanagement mit einem Intranet erzielt werden kann. Eigene Projekterfahrungen haben gezeigt, das der Nachweis einer signifikanten Geschäftsprozessverbessung noch in den Kinderschuhen steckt. Nach unserer Einschätzung erfolgt
derzeit, wenn überhaupt, nur eine rein quantitative Auswertung, wie z.B. die Erfassung des übertragenen Datenvolumens oder die Zahl der aufgerufenen Seiten. Häufig wird auch hierfür der Begriff Web-Mining verwendet. | 
| Abb. 1: Allgemeine Thesen zum Nutzen von Intranet (in Anlehnung H. Schwichtenberger, 1997) |
| Erste Erfahrungen rein quantitativer Auswertungen zeigen, dass diese Meßgrößen alleine nicht aussagekräftig genug sind. Eine Anreicherung um
qualitative Meßgrößen bleibt unerlässlich, was u.a. bereits dazu geführt hat, das immer mehr Unternehmen ihre Kunden im Internet bitten eine Webseitenbewertung vorzunehmen. Inwieweit derartige qualitative Meßgrößen bei der Steuerung von Intranets Anwendung finden, bzw. ganzheitliche Controllingkonzepte im Einsatz sind bzw. geplant sind, wird ebenfalls Bestandteil der Befragung sein. Wissensmanagement im Intranet Mit nahezu gleicher Überschrift, veröffentlichte die add-all AG ein White Paper
mit dem Titel „Die Wissensmanagementtheorie von Probst mit Hilfe eines Intranets umsetzen"6. Diesen Schilderungen zufolge, wäre es recht einfach und klar ein Wissensmanagement im Intranet zu realisieren. Ein Blick auf die Publikationen zum Thema Wissensmanagement der letzen beiden Jahre zeigt, dass das Wissensmanagement mehr als das Management von Information unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie ist, und seinen Ausgangspunkt beim Mitarbeiter findet, ohne dessen
Bereitschaft Wissen zu teilen und abzurufen, ob wollen oder können, ein Wissensmanagement nicht funktionieren. Dadurch unterscheiden sich Wissensmanagement-Systeme (WMS) grundlegend von anderen Informationssystemen. WMS sind darauf angewiesen, das Mitarbeiter ihr Wissen in die entsprechenden Informationssysteme eingeben. Den Nutzen können jedoch die WMS nur entfalten, wenn auch eine entsprechende Nachfrage (von wem?) und Nutzung der WMS erfolgt7. Die Nachfrage nach Wissen aus
Informationssystemen ist nicht nur von der Menge an Wissen, sondern zentral von der Aufbereitung abhängig. Wer von uns kennt nicht die Bedienungsanleitungen von technischen Geräten, deren Durchsicht oft Stunden verschlingt und mehr Frust als Lust erzeugen. Aber häufig war es doch nur eine einzige Frage, die einen beschäftigt hat, und auf die er eine Antwort suchte. Einigkeit in der Literatur zum Wissensmanagement besteht auch darin, das Wissen eine gehaltvollere Information ist, wie auch
immer versucht wird es zu definieren und gegenüber anderen Begriffen abzugrenzen. Wenn Wissensmanagement, zumindest aus theoretischer Sicht, mehr ist als die reine Informationsbereitstellung, stellt sich die Frage welche Erfahrungen Unternehmen mit der Bereitstellung von Wissen im Intranet gemacht haben. Zusätzlich wollen wir mehr darüber erfahren, welche Mittel Unternehmen in Zukunft einsetzen möchten, um Wissen zu managen. Ein Wissensmanagement fruchtet letztendlich nur dann, wenn es
Eingang in die Geschäftsprozesse findet. D.h. das im Intranet bereitgestellte Wissen erfüllt nur dann seinen Zweck, wenn es Bestandteil der täglichen Arbeit wird und fest in bestehende und „anerkannte" Prozesse integriert ist. Welche Erfahrungen haben Unternehmen im zuvor geschilderten Sinne gemacht und es erreicht, sinnvoll Wissensmanagement im Intranet aufzubauen? Oder sollten wir bei einem reinen Informationsmanagement bleiben? | |
| |
